Günümüzün gelişmekte olan firmaları, gerek büyüyen iş potansiyelleri yüzünden gerekse değişen rekabet kuralları yüzünden bünyelerinde "Yönetim Bilgi Sistemleri" kurmaya çalışmaktalar.

Yönetim Bilgi Sistemlerini açmadan önce bu tür sistemlerin iki ana faydası üstünde durmak istiyorum.

Birinci fayda daha çık firma sahiplerinin alakadar etmektedir. Müesseseleşmek ve profesyonelleşmek yolu ile günlük işlerin stresinden ve yoğun uğraşından uzaklaşarak daha çok firmanın geleceğine yönelik zaman ayırmaya çalışacak firma sahiplerinin öncelikle yapması gereken işlerden biri, firma içinde iyi bir mali kontrol sistemi kurmaktır.

İyi bir mali kontrol sistemi iyi bir "Yönetim Bilgi Sistemi" demektir.

İkinci fayda ise firma yöneticileri (ister profesyonel ister sermayedar) açısından önem göstermektedir. İyi bir "Yönetim Bilgi Sistemi"ne sahip olan yöneticiler karar alma prosesini hızlandırabilir, etkin ve güvenilir bir yönetim mekanizması oluşturabilirler.

Rekabet gücünü arttırabilmek için firmaların öncelikle kendi bünyeleri içinde yarattıkları bilgiye tam olarak hakim olmaları gerekmektedir. Bu bilgi muhasebe, finansman, üretim, personele ilişkin bilgiler olabilir. Maliyet analizleri, müşteri bilgileri, rakipler hakkındaki bilgiler, sektörel bilgiler ve piyasa bilgileri yöneticiler elinde kullanılmaya hazır birer silah gibidir.

Yönetim Bilgi Sisteminin Kurulması

Yönetim Bilgi Sistemi kavramını oluşturan 3 sözcük, bize nasıl kurulması yolunda gerekl, ipuçlarını da vermektedir. "Yönetim" kelimesi; yöneticilere yönelik olması ve bir yönetim aracı olması gerektiğinin söylemektedir. "Bilgi" kelimesi; sistemin özünün bilgiye dayanması gerektiği ve bu nedenle doğru ve güncel bilgi akışının sağlanmasının önemini anlatmaktadır. "Sistem" kelimesi ise, konunun hem sistematik bir biçimde ele alınması hem de bilgi girişi, işlenmesi ve sonuç alınmasının uygun bir sistem anlayışı içinde çözülmesi gerektiğini anlatmaktadır.

Sistemin kurulmasında ilk önemli konu sorunun yani sistemin tarifini doğru yapmaktır. Bundan yıllar önce büyük bir grupta benzeri bir faaliyetin içinde idim. Grubun en üst yöneticilerinden birinin konuyu Yönetin Kurulu'nda tanıtırken söylediği şu söz hala kulaklarımdadır : "...bu sistem kurulduğu zaman istediğiniz her türlü bilgiye anında ulaşabileceğiz, mesela istersek X-Fabrikamızda öğle yemekleri için kaç kilo havuç satın alınmış, bunu da öğrenebileceğiz."

Yukarıdaki cümle tabi ki hayli abartılmış bir cümle idi ve özellikle öyle yapılıyordu. Yine de belli bir bakış açısını anlatmak için hayli ilginç bir açıklama idi. Yöneticiler bilgisayarın sonsuz olanakları ile Yönetim Bilgi Sistemini karıştırmamalı, ancak ve sadece gerektiği kadar, yani ihtiyacı olan bilgiyi, kullanacağı bilgiyi sistemden istemeli ve onu kullanmalıdır.

Korkunç paralar harcanarak kurulan bilgisayar sistemleri ve karar destek sistemleri sonunda önüne konan bilgisayarın klavyesine yıllarca dokunmamış nice yönetici tanıyorum.

Zannederim bu konuda yapılan en büyük ve yaygın hata, bilgisayar sistemi kurmak ile Yönetim Bilgi Sistemi kurmak işinin karıştırılmasıdır. İyi bir Yönetim Bilgi Sistemi için eş zamanlı olarak iyi bir bilgisayar sisteminin kurulması muhakkak çok faydalıdır. Ancak, yöneticinin yönetim fiili çerçevesinde kullananmadığı bir sistem, ancak istatistiki bilgi depolamaya yarayan pahalı bir arşiv sistemi olmaktan öteye gidemez.

Sistemin Kurulmasında Yönetim Danışmanının Rolü

Bu rolü anlatabilmek için yine yıllar önce yaşadığım bir deneyi aktarmak istiyorum. Büyük bir Grubun dış ticaret şirketinin üst yönetimi bilgisyar ortamında bir Yönetim Bilgi Sistemi oluşturmak ve bu sayede çok çeşitli ve çok sayıdaki evrak üzerinde oluşan bilgileri belli bir sistem dahilinde işlemek, analiz etmek ve karar alma prosesini hızlandırmak istiyordu.

Bu projenin liderliğini üstlenen Genel Müdür Yardımcısı, konu ile ilgili olarak yine aynı Grubun Bilgi İşlem Şirketi ile bir dizi toplantı yapmıştı. Ancak yapılan toplantıların sonucunda hala önemli bir mesafe katedilememişti. Konu bana nakledildiği sırada Genel Müdür Yardımcısı epey bir bezginlik içinde idi. Çünkü bilgisayarcıların kendisini anlamadığından yakınıyordu. İki ayrı uzmanlık sahasının ortak bir dili konuşması sorun olmuştu. Benim onlar için yapabildiğim ne olmuştu : Önce dış ticaret yetkilisinin tam olarak tarif edemediği sorunu tarif etmek, kendisi ile mutabık kaldıktan sonra bir sistem analisti gibi davranarak konuyu bilgi işlem yetkililerine aktarmak. Sonunda herkes rahat etti. Bugün ne durumdalar diye sorarsanız..; o kadar emek verilerek kurulan sistem hala kullanılmıyor. Çünkü projenin hazırlandığı dönemde dış ticaret şirketi bünyesinde eğittiğimiz uzman daha sonra şirketten ayrıldı. Yerine adam alınamadı (çeşitli sebeplerle). En çok da projenin ne olduğunu anlamaya çalışmayan ve bu yüzden de projeye sahip çıkmayan Genel Müdür yüzünden...

Sistemde Başarının Sırları

• Yöneticilerin ne istediğini tam olarak tarif etmeye çalışmaları, veya kendileri için çalışan yönetim danışmanının bunu ortaya çıkarması
• Üst yönetimin işe sahip çıkması, kurulan sistemi kullanmaya çalışmaları, zaman içinde sistemden istedikleri konusunda revizyona gitmeleri
• Sistemi kullanacak olan personelin yetiştirilmesi, gerekli yedeklemenin yapılması
• Kağıt üzerinde oluşturulan sistemin, uygun bilgisayar ortamına adapte edilmesi.

Son Söz

Doğru kurulmuş bir Yönetim Bilgi Sistemi, sadece bilginin depolandığı değil, analiz edildiği, projeksiyonların yapılabildiği, hatta simülasyon modelleri ile Yöneticilerin stratejik oyunlar oynayabildiği bir ortamın yöneticilerin elinin altında hazır edilmesidir.

Cahit Alıravcı
24 Temmuz 1995, Virüs Haftalık Bilişim Gazetesi